Aanvulling inzake gegevensverwerking

Dit is een vertaling die uitsluitend voor het gemak wordt aangeboden. Bij tegenstrijdigheid of geschil is de Engelse versie doorslaggevend en bindend.

Deze Aanvulling inzake gegevensverwerking (de "DPA") maakt deel uit van en is opgenomen in de Gebruiksvoorwaarden of een andere schriftelijke overeenkomst (de "Overeenkomst") tussen Encore Interactive Inc. ("Encore Interactive", de "Verwerker", "wij" of "ons") en de klant die in de Overeenkomst wordt geïdentificeerd (de "Klant" of de "Verwerkingsverantwoordelijke"), en regelt de verwerking van Persoonsgegevens door Encore Interactive namens de Klant in verband met de ChatOpsPro-dienst (de "Dienst"). In geval van tegenstrijdigheid tussen deze DPA en de Overeenkomst met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens, prevaleert deze DPA.

1. Definities

Met een hoofdletter geschreven termen die hierin niet worden gedefinieerd, hebben de betekenis die daaraan wordt toegekend in de Overeenkomst. "Persoonsgegevens", "Verwerkingsverantwoordelijke", "Verwerker", "Subverwerker", "Betrokkene", "Verwerking" en "Inbreuk in verband met persoonsgegevens" hebben de betekenis die daaraan wordt toegekend in de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. "Gegevensbeschermingswetgeving" betekent alle wetten die van toepassing zijn op de verwerking van Persoonsgegevens onder de Overeenkomst, met inbegrip van de Canadese Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) en de toepasselijke provinciale wetten, de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU 2016/679 (de "AVG") en de toepasselijke Amerikaanse privacywetten van de staten, met inbegrip van de California Consumer Privacy Act zoals gewijzigd ("CCPA/CPRA"). De UK GDPR is niet inbegrepen: zoals uiteengezet in Paragraaf 12 wordt de Dienst niet aangeboden aan personen in het Verenigd Koninkrijk en verbindt Encore Interactive zich niet tot naleving van de UK GDPR. "Persoonsgegevens van de Klant" betekent Persoonsgegevens die Encore Interactive namens de Klant verwerkt onder de Overeenkomst.

2. Rollen en omvang van de verwerking

Tussen partijen is de Klant de Verwerkingsverantwoordelijke (of, indien de Klant zelf een verwerker is voor een andere verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker) en is Encore Interactive de Verwerker (of subverwerker) van de Persoonsgegevens van de Klant. Onder de CCPA/CPRA treedt Encore Interactive op als een "dienstverlener" en verkoopt of deelt geen Persoonsgegevens van de Klant, en bewaart, gebruikt of openbaart deze niet voor enig ander doel dan het uitvoeren van de Dienst. Het onderwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking, de soorten Persoonsgegevens en de categorieën Betrokkenen worden beschreven in Bijlage I.

3. Verwerking op basis van gedocumenteerde instructies

Encore Interactive verwerkt Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, met inbegrip van de instructies die zijn vastgelegd in de Overeenkomst, deze DPA, en de configuratie en het gebruik van de Dienst door de Klant, tenzij verwerking wettelijk verplicht is (in welk geval wij, voor zover toegestaan, de Klant zullen informeren over die wettelijke verplichting). De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van zijn instructies en voor het hebben van een rechtsgrond om Persoonsgegevens van de Klant aan de Dienst te verstrekken en te laten verwerken zoals hier beschreven. De Klant mag geen bijzondere categorieën of andere zeer gevoelige gegevens verstrekken, behalve voor zover uitdrukkelijk ondersteund door de Dienst en geconfigureerd door de Klant.

4. Vertrouwelijkheid

Encore Interactive zorgt ervoor dat personeel dat bevoegd is om Persoonsgegevens van de Klant te verwerken, gebonden is aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen en op de hoogte is van het vertrouwelijke karakter van de gegevens. Toegang is beperkt op basis van need-to-know.

5. Beveiligingsmaatregelen

Encore Interactive implementeert en onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen die zijn bedoeld om Persoonsgegevens van de Klant te beschermen tegen accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van implementatie, en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking. De huidige maatregelen worden beschreven in Bijlage II. Wij kunnen deze bijwerken, mits het beschermingsniveau niet wezenlijk wordt verminderd.

6. Subverwerkers

De Klant verleent een algemene toestemming aan Encore Interactive om de Subverwerkers in te schakelen die zijn opgenomen in Bijlage III, Deel A, en om aanvullende Subverwerkers in te schakelen om de Dienst uit te voeren. Encore Interactive legt elke Subverwerker gegevensbeschermingsverplichtingen op die in wezen gelijkwaardig zijn aan die in deze DPA, en blijft verantwoordelijk voor de prestaties van elke Subverwerker. Wij zullen de actuele lijst van Subverwerkers beschikbaar stellen (onder meer op deze pagina) en kennisgeven van de toevoeging of vervanging van een Subverwerker voordat die Subverwerker begint met het verwerken van Persoonsgegevens van de Klant, waarbij de Klant de gelegenheid krijgt om op redelijke gegevensbeschermingsgronden bezwaar te maken. Indien partijen een redelijk bezwaar niet kunnen oplossen, kan de Klant de betrokken Dienst beëindigen als enig rechtsmiddel.

Bestemmingen die de Klant kiest. Los van onze Subverwerkers kan de Dienst Persoonsgegevens van de Klant verzenden naar systemen van derden die de Klant zelf koppelt en autoriseert — bijvoorbeeld zijn eigen CRM, marketing-, spreadsheet-, agenda-, afsprakenplanner-, e-commerce- of kennissysteem of webhook-endpoint. Die doorgiften vinden plaats op instructie van de Klant, en de ontvangende aanbieder verwerkt de gegevens op grond van de eigen overeenkomst van de Klant met die aanbieder en niet als Subverwerker van Encore Interactive. Bijlage III, Deel B vermeldt de beschikbare integraties ter informatie van de Klant; de Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van elke integratie die hij inschakelt. Voor de duidelijkheid: wij passen dezelfde hierboven beschreven praktijk van voorafgaande kennisgeving toe wanneer wij een aanbieder toevoegen aan een van beide Delen van Bijlage III.

7. Internationale doorgifte van gegevens

Persoonsgegevens van de Klant worden gehost in Canada (AWS-regio ca-central-1). Bepaalde Subverwerkers kunnen beperkte Persoonsgegevens buiten Canada verwerken, onder meer in de Verenigde Staten (zie Bijlage III). Wanneer Persoonsgegevens die worden beschermd door de AVG worden doorgegeven aan een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit is genomen, baseren partijen zich op passende waarborgen, met inbegrip van de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) (Module twee, verwerkingsverantwoordelijke-naar-verwerker, en Module drie, verwerker-naar-verwerker, voor zover van toepassing), samen met aanvullende maatregelen waar vereist. Canada geniet een gedeeltelijk EU-adequaatheidsbesluit voor gegevens die onder de PIPEDA vallen. Door deze DPA aan te gaan, worden partijen geacht de SCC's te hebben ondertekend waar deze van toepassing zijn, waarbij de rollen van gegevensexporteur en gegevensimporteur worden ingevuld overeenkomstig de rollen in Sectie 2, en de Bijlagen van deze DPA de bijbehorende SCC-appendices invullen. De Klant kan een kopie van het uitgevoerde doorgiftemechanisme opvragen.

8. Bijstand aan de Verwerkingsverantwoordelijke

Rekening houdend met de aard van de verwerking, zal Encore Interactive de Klant bijstaan door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bij het nakomen van de verplichtingen van de Klant om te reageren op verzoeken van Betrokkenen die hun rechten uitoefenen (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar). De Dienst biedt ook self-service-tools (waaronder export en verwijdering van gesprekken, en — indien ingeschakeld — automatische redactie) die de Klant kan gebruiken om rechtstreeks op dergelijke verzoeken te reageren. Encore Interactive zal de Klant verder bijstaan, rekening houdend met de informatie waarover wij beschikken, met betrekking tot gegevensbeveiligingsverplichtingen, meldingen van inbreuken in verband met persoonsgegevens, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaand overleg met toezichthoudende autoriteiten.

9. Inbreuk in verband met persoonsgegevens

Encore Interactive zal de Klant zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen nadat zij kennis heeft gekregen van een Inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Persoonsgegevens van de Klant treft, en zal de Klant de informatie verstrekken die redelijkerwijs voor ons beschikbaar is om de Klant te helpen zijn eigen verplichtingen inzake meldingen van inbreuken na te komen. Onze melding vormt geen erkenning van schuld of aansprakelijkheid.

10. Teruggave en verwijdering van gegevens

Persoonsgegevens van de Klant worden bewaard in overeenstemming met de configuratie van de Klant (met inbegrip van de bewaartermijn die is ingesteld in het dashboard) en de status van het account van de Klant. Bij beëindiging of afloop van de Dienst, en naar keuze van de Klant, zal Encore Interactive Persoonsgegevens van de Klant verwijderen of teruggeven en bestaande kopieën verwijderen, tenzij bewaring wettelijk verplicht is. Back-ups worden verwijderd in de normale gang van onze back-uprotatie.

11. Audits en registers

Encore Interactive zal de Klant de informatie verstrekken die redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van deze DPA aan te tonen, en zal audits, met inbegrip van inspecties, uitgevoerd door de Klant of een door hem aangestelde auditor, mogelijk maken en eraan bijdragen. Audits zijn onderworpen aan een redelijke kennisgevingstermijn, vertrouwelijkheidsverplichtingen en frequentiebeperkingen, en mogen de beveiliging van de gegevens van andere klanten niet in gevaar brengen. In eerste instantie kunnen wij aan een auditverzoek voldoen door relevante documentatie, beveiligingssamenvattingen of rapporten van derden te verstrekken, indien beschikbaar.

12. EU-vertegenwoordiger en toepassingsgebied VK

Verenigd Koninkrijk. De Dienst wordt niet aangeboden aan, niet op de markt gebracht bij en niet gericht op personen of ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk. Encore Interactive claimt geen naleving van de UK GDPR en heeft geen vertegenwoordiger aangewezen op grond van artikel 27 UK GDPR. Dientengevolge mag de Klant de Dienst niet gebruiken om Persoonsgegevens te verwerken van betrokkenen in het Verenigd Koninkrijk, en mag hij zijn eigen eindgebruikers niet voorhouden dat de Dienst voldoet aan de UK GDPR. Heeft de Klant dekking voor het VK nodig, dan dient hij vóór het aanleveren van dergelijke Persoonsgegevens contact met ons op te nemen; wij kunnen dit weigeren, en niet-naleving die voortvloeit uit gebruik door de Klant in strijd met deze Paragraaf valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant.

13. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

De aansprakelijkheid van elke partij die voortvloeit uit of verband houdt met deze DPA is onderworpen aan de beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid die zijn vastgelegd in de Overeenkomst. Deze DPA wordt beheerst door de wetten van de provincie New Brunswick en de federale wetten van Canada die daarop van toepassing zijn, behalve dat, waar de SCC's van toepassing zijn, deze worden beheerst door het in de SCC's gespecificeerde recht. Waar een rechtbank of toezichthoudende autoriteit vereist dat de SCC's worden beheerst door het recht van een EU-lidstaat of dat geschillen in een bepaald forum worden beslecht, prevaleert dat vereiste uitsluitend voor de SCC's.

Bijlage I — Details van de verwerking

Bijlage II — Technische en organisatorische maatregelen

• Versleuteling tijdens doorgifte: TLS voor alle externe verbindingen, en geauthenticeerde, tijdens doorgifte versleutelde verbindingen naar interne gegevensdiensten binnen ons privénetwerk.
• Versleuteling in rust: de productiedatabase (met inbegrip van de geautomatiseerde back-ups en snapshots daarvan), de objectopslag met geüploade bestanden en de schijfvolumes van elke serverinstantie zijn in rust versleuteld.
• Toegangscontrole op basis van least-privilege en need-to-know; isolatie van gegevens per tenant; geauthenticeerde API's met tenant-gebonden autorisatie; private subnetten zonder publieke toegang tot de database.
• Beveiliging van operatoraccounts: optionele tweefactorauthenticatie (TOTP) en aanmelden met passkey (WebAuthn), die de Klant voor zijn hele werkruimte verplicht kan stellen; apparaatgebonden koppeling voor de mobiele operator-app.
• Optionele gegevensminimalisatie: automatische redactie van identificatiegegevens vóór AI-verwerking en/of vóór opslag, configureerbaar per tenant.
• Netwerkbeveiliging: bescherming tegen server-side request forgery bij uitgaande fetch-/crawlverzoeken, beperking tot publieke bestemmingen, en protocolbeperkingen.
• Misbruik- en integriteitscontroles: rate limiting per IP-adres en per tenant, CAPTCHA bij registratie, e-mailverificatie, verificatie van domeineigendom, whitelisting van widget-oorsprong, IP-blokkering, en gebruiksquota per tenant.
• Bewaarcontroles: configureerbare bewaring per tenant met geautomatiseerde verwijdering op basis van ouderdom; self-service export en verwijdering van gesprekken; automatische opschoning van bezoekersrecords van surfgedrag na 90 dagen.
• Diagnostische logging: een kleine willekeurige steekproef van AI-verzoeken en -antwoorden kan worden vastgelegd in de logdienst van onze cloudaanbieder voor foutdiagnose en complexiteitsanalyse, 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Dit staat standaard uit en wordt nooit toegepast op tenants met een redactie- of zorgprivacyprofiel.
• Veerkracht: beheerde cloudinfrastructuur met versleutelde, geroteerde back-ups.
• Personeel: vertrouwelijkheidsverplichtingen en toegang beperkt tot geautoriseerd personeel.

Bijlage III — Subverwerkers en door de Klant geautoriseerde bestemmingen

Deel A — Subverwerkers die Encore Interactive inschakelt

De volgende Subverwerkers kunnen Persoonsgegevens van de Klant verwerken om de Dienst te leveren, op grond van Paragraaf 6. Aanbieders gemarkeerd als "indien ingeschakeld" verwerken alleen gegevens voor Klanten die dat kanaal of die functie inschakelen. Sommige derde partijen (bijvoorbeeld berichtenplatforms en de betalingsverwerker) kunnen ook optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken voor hun eigen doeleinden, onder hun eigen voorwaarden.

Werkruimte-specifieke AI-provider. Waar partijen schriftelijk zijn overeengekomen dat een werkruimte van de Klant door een andere AI-provider wordt bediend, vervangt die provider OpenAI als Subverwerker voor de gespreksinhoud van die werkruimte, en worden de juridische entiteit en verwerkingsregio bij de werkruimte vastgelegd en aan de Klant beschikbaar gesteld. De aankondigingspraktijk uit Artikel 6 is van toepassing. Indexering en zoeken in de kennisbank gaan pas naar die provider zodra de kennisbank met het model van die provider is herbouwd; tot dan blijft OpenAI de tekst van bezoekersvragen daarvoor verwerken. De spraakassistent is niet beschikbaar voor een werkruimte die vereist dat alle verwerking buiten de Verenigde Staten plaatsvindt.

Deel B — Bestemmingen die de Klant koppelt

Wanneer de Klant een van de volgende integraties inschakelt, wisselt de Dienst op instructie van de Klant Persoonsgegevens van de Klant met die integratie uit. Het eigen account en de eigen overeenkomst van de Klant met die aanbieder beheersen de verwerking door die aanbieder; deze treedt niet op als Subverwerker van Encore Interactive (zie Paragraaf 6). De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van elke integratie die hij inschakelt.